El cierre del año fiscal (12 meses), obliga a las empresas, sean grandes o pymes, a declarar y pagar sus impuestos y a tener actualizada su información contable. Uno de los requisitos es la creación y emisión de facturas de cada una de sus transacciones directas entre sus clientes y proveedores. Afortunadamente, la digitalización ha permitido que la facturación sea automatizada, más rápida, eficiente y confiable.
Facturar como pyme
Se considera pyme a la empresa que cuenta con una plantilla máxima de 250 trabajadores, tanto los de nómina como los subcontratados. Gracias al avance tecnológico, los contadores de estas organizaciones pueden disfrutar de la facturación online. Para mayor información, hacer click aquí con el propósito de aprender a gestionar las facturas de la pequeña y mediana empresa, con todos los requisitos legales.
Según EAE Business School, en España las grandes entidades conforman el 1% de la economía nacional, mientras que el 99% lo conforman las llamadas pymes, que a su vez, generan cerca del 66% de los empleos.
Hay que destacar que en el estudio El Retrato de las Pyme 2015, realizado por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, se comprobó que el 80% de las pymes se dedican a actividades propias del sector terciario, segmentado de la siguiente manera, el 56,2% se dedica a servicios y el 24,3% al comercio.
Otro dato a subrayar es que el 53,6% son microempresas, es decir, no cuentan con empleados asalariados bajo su responsabilidad.
Requisitos para ser reconocido como una pequeña o mediana empresa
En este país, una empresa pequeña debe facturar menos de diez millones de euros y una mediana, una cifra menor de cuarenta y tres millones de euros de balance contable.
Según el Real Decreto 1515/2007 y el Plan General de Contabilidad de Pymes, las organizaciones que cumplen con ciertos requisitos, tienen mayor posibilidad de tramitar préstamos y otros mecanismos de financiación en los bancos. Estas características son las siguientes, un activo menor de 2.850.000 €, facturación menor de 5.700.000 € y una plantilla máxima de 50 trabajadores.
En la actualidad, estas empresas, al igual que las demás, tienen la opción de beneficiarse de las ventajas de la facturación electrónica, cuyos requisitos legales son los mismos que una factura en papel, pero su procedimiento es más rápido, automatizado, económico y ecológico.
Programa de facturación online
Hoy en día, existen distintas plataformas seguras y eficientes para emitir facturas de una manera más rápida y con las preconfiguraciones que piden los organismos fiscales del Estado. Entre ellas, se encuentra Billin, el programa de facturación gratuito, con un sinfín de beneficios para las pymes, clientes y proveedores.
Entre las ventajas se encuentran la opción de facturar antes a través del sistema online, lo que permite una mayor rapidez en el proceso. Adiós a los retrasos y dilaciones por la espera de una firma o de un paso analógico.
Tanto el empresario como el cliente van a poder verificar el estado del documento visto, aceptado o cobrado en tiempo real desde cualquier dispositivo, conectado a Internet. A su vez, la función del recordatorio automático estará vigilante para evitar los olvidos y retardos.
Otras funciones extras consisten en personalizar los trámites con el logo de la empresa, más la información fiscal vigente exigida por la oficina de Administración. Aunque la mayor ventaja será disponer de toda la información contable en una misma plataforma, ordenada y actualizada. Esto facilitará la gestión y la toma de decisiones de los directivos.
¿Cómo hacer una factura electrónica de forma correcta?
Este tipo de documento al igual que su homólogo en papel, requiere de los datos de la empresa como su nombre, NIF, concepto, fecha, importe bruto y neto, dirección de ambas partes y el número según los parámetros de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Al respecto de la firma, el organismo utiliza el formato de la firma electrónica XML por el estándar XadES.
Después de procesar el documento, este se envía a través de distintos medios ya sea por email, en una página con el link de descarga o por FTP. Independientemente de la forma, el cliente debe recibir la factura con el contenido y la firma electrónica legal.
Con el fin de hacer el proceso menos engorroso, la Agencia de Administración ha creado la app Facturae para procesar y enviar facturas electrónicas. Esta se encuentra en la página oficial de la institución.
Gracias a la digitalización de los procesos administrativos y fiscales, las pymes han recibido ventajas económicas como mayor ahorro y rendimiento de sus recursos.
- La contabilidad automatizada reduce las horas y la inversión monetaria en comparación con la facturación física.
- Al evitar los errores de cálculo humanos, el proceso es más fiable.
- Mayor precisión en la trazabilidad de las facturas, especialmente en casos de auditoría.
- Ahorre de costes de impresión y papelería.
- Aporte al medio ambiente de una cifra considerablemente menor de residuos.
- Reducción de los espacios de archivos físicos.
